ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN (RESUME MATERI KULIAH SEMESTER V )

DASAR-DASAR MANAJEMEN

A.      Definisi Manajemen

Manajemen berasal dari bahasa Inggris “management” dengan kata kerja to manage

yang secara umum berarti mengurusi. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan

kepemimpinan, yaitu orang-orang yang melakukan kegiatan memimpin, disebut “manajer”.

Untuk mengartikan dan mendefisikan manajemen dari berbagai literartur dapat dilihat

dari tiga pengertian, yaitu :

1. Manajemen sebagai suatu proses

2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia

3. Manajemen sebagai ilmu dan manajemen sebagai seni

A.1. Manajemen Sebagai Suatu Proses

 Melihat bagaimana cara orang mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih

 dahulu. Pengertian manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat menurut:

A.1.1. George R.Terry

Manajemen adalah cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu

melalui kegiatan orang lain.

A.1.2. Haiman

Manajemen adalah fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui orang lain, mengawasi

usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan.

A.1.3. Stoner

Stoner mendefinisikan manajemen sebagai suatu proses perencanaan,

pengorganisasian, memimpin dan mengawasi usaha-usaha dari anggota organisasi dan

sumber-sumber organisasi lainnya untuk mancapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

A.1.4. Mary Parker Follet

Mendefinisikan manajemen sebagai suatu seni untuk melakukan sesuatu melalui orang

lain.

B.2. Manajemen Sebagai Suatu Kolektivitas

 Yaitu merupakan suatu kumpulan orang-orang yang bekerja sama untuk untuk

 mencapai tujuan bersama. Kumpulan orang-orang disini menunjukan adanya tingkatan

 kepemimpinan (pimpinan atas, menengah dan bawah). Pendapat ini dikemukakan oleh Henry Fayol.

.

B.3. Manajemen Sebagai Ilmu dan Seni

Manajemen sebagai suatu ilmu karena telah dipelajari sejak lama dan menjelaskan

tentang gejala-gejala, gejala-gejala diteliti dengan menggunakan metode ilmiah, yaitu

menggunakan bantuan disiplin ilmu lainnya seperti ilmu sosial, filsafat, matematik dan statistic dan lain sebagainya.

Dalam praktek, istilah manajemen dipakai dalam organisasi yang lebih besar dan berdiri

sendiri dan dapat dibedakan dengan jelas dari organisasi lain.

B.    Sejarah Perkembangan Ilmu Manajemen

Di dalam ilmu manajemen dikenal tiga aliran yang masing-masing berusaha membantu

para manajer untuk memahami dan memimpin perusahaannya serta mengatasi masalahmasalah

di dalam perusahaan. Tiga aliran tersebut adalah :

B.1. Aliran Klasik (Classical school)

B.2. Aliran Perilaku (Behaviaoral school)

B.3. Aliran Ilmu Manajemen ( Management Science School)

Selain tiga aliran tersebut, dalam perkembangan ilmu manajemen telah dikembangkan

pula dua bentuk pendekatan yang berusaha untuk menggabungkan ketiga aliran di atas,

pendekatan itu adalah :

B.4. Pendekatan Sistem (Sistem Approach)

B.5. Pendekatan Kontingensi (Contingency approach)

B.1. Aliran Klasik (Classical School)

C.    Tingkatan Manajemen

Menurut tingkatannya manajemen dibedakan menjadi tiga tingkatan, yaitu :

 

C.1. Manajemen Puncak (Top Management)

C.2. Manajemen Tengah (Middle Management)

 

C.3. Manajemen Bawah (Low Management)

C.4. Beberapa Contoh :

C.4.1. Pada suatu departemen, maka tingkatan manajemennya adalah :

Manajemen Puncak adalah : Menteri

Manajemen Tengah adalah : para Direktur Jenderal

Manajemen Bawah adalah :para kepala bagian/bidang, subbagian/sub bidang.

C.4.2. Pada suatu Kantor Balai Besar/Eselon II, maka tingkatan manajemennya adalah :

Manajemen Puncak adalah : Kepala Balai Besar

Manajemen Tengah adalah : para Kepala Bagian/Kepala Bidang

Manajemen Bawah adalah :para Kepala Sub Bagian/Bidang.

C.4.3. Pada suatu UPT/Eselon III, maka tingkatan manajemennya adalah :

Manajemen Puncak adalah : Kepala UPT, Direktur

Manajemen Tengah adalah : para Kepala Sub Bagian

Manajemen Bawah adalah :para Kepala Urusan.

D.    Beberapa Tinjauan Manajemen

D.1. Segi Sifat Kerja

Dari sifat kerja manajemen dapat digolongkan menjadi tiga golongan, yaitu :

D.1.1. Manajemen Administratif (MA)

Adalah manajemen atau pejabat /pimpinan yang kerjanya menitik beratkan pada

pemikiran kerja (suatu pendekatan dari pimpinan atas sampai ke tingkat paling bawah serta

para pekerjanya). Dipelopori oleh Henry Fayol.

D.1.2. Manajemen Operatif (MO)

Adalah manajemen atau pejabat /pimpinan yang langsung memimpin kerja ke arah

tercapainya kerja yang nyata. Maksudnya adalah suatu pendekatan dari pimpinan atas sampai ke tingkat paling bawah yang titik beratnya pada efisiensi dan produktivitas. Dipelopori oleh

F.W.Taylor.

D.1.3. Manajemen Administratif dan Manajemen Operatif (MA/MO)

Adalah manajemen atau pejabat /pimpinan yang dapat bertindak sebagai manajemen

administrative dan manajemen operatif (pejabat interpretor), yakni dapat menterjemahkan manajemen administrative ke manajemen operatif dan sebaliknya.

D.2. Segi Luasnya

Dilihat dari segi luasnya atau ruang lingkupnya, manajemen dapat di bagi menjadi :

D.2.1. Makro manajemen

Makro manajemen adalah manajemen dengan ruang lingkup yang besar, pada

umumnya terdapat dalam bidang kenegaraan dan perusahaan-perusahaan besar.

D.2.2. Mikro manajemen

Mikro manajemen adalah manajemen dengan ruang lingkup yang kecil/sempit/khusus

(misalnya manajemen personalia, pergudangan, financial, dan lain sebagainya).

5. Sumber-Sumber Manajemen (Management Resources)

Dr.R. Markharita, ekpert PBB yang diperbantukan pada Lembaga Administrasi Negara

(LAN/ 1977-1980) memberikan rincian bahwa sumber-sumber manajemen terdiri atas :

E.1. Man : tenaga kerja manusia

E.2. Money :Uang, untuk biaya keseluruhan kegiatan

E.3. Materials : bahan-bahan yang diperlukan.

E.4. Metode : teknik/cara/sistem yang digunakan

E.5. Machines : mesin-mesin yang digunakan

E.6. Waktu : penjadwalan kegiatan

E.7. Prasarana : lahan/tanah, gedung, alat angkut, listrik dan air, dan sebagainya

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Fungsi manajemen adalah proses dari langkah-langkah mulai dari perencanaan,

pengorganisasian, staffing, memimpin dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan organisasi.

Banyak pandangan-pandangan yang berbeda dari para ahli mengenai rumusanrumusan

fungsi-fungsi manajemen, di sini penulis mengambil pandangan dari seorang ahli

bernama George R. Terry. Dalam bukunya “ Principles of management” George R. Terry

merumuskan fungsi-fungsi manajemen dengan singkatan POAC, yaitu :

A.Perencanaan (Planning)

B.Pengorganisasian (Organizing)

C.Penggerakan (Actuating)

D.Pengendalian/Pengawasan (Controlling)

A.Perencanaan (Planning)

Perencanaan adalah sesuatu yang akan direncanakan tentang apa yang akan dicapai,

yang kemudian memberkan pedoman, garis-garis besar tentang apa yang akan dituju.

Perencanaan merupakan persiapan-persiapan untuk pelaksanaan suatu tujuan, berupa

rumusan-rumusan tentang “apa” dan “bagaimana “ suatu pekerjaan dapat dilaksanakan.

Persiapan-persiapan tesebut dapat berupa tindakan-tindakan administrasi atas tindakantindakan selanjutnya. Perencanaan tidak harus dalam bentuk tulisan tetapi mungking hanya dalam pemikiran (benak), terutama untuk hal yang bersifat pribadi dan rahasia (misalnya

rencana operasi lokasi perjudian, pelacuran, sarang narkoba dan lain-lainnya).

Dalam sistem pembangunan di Indonesia, tugas perencanaan dilaksanakan oleh Badan

Perencanaan Nasional (Bapenas), yang merupakan himpunan dari perencanaan sektor

pemerintah yang paling kecil.

Setiap organisasi biasanya selalu membuat perencanaan untuk lancarnya perputaran

roda organisasi. Demikan hal dengan individu, hendaknya membiasakan diri untuk

membuat/menentukan rencana agar aktivitas jelas dan terarah.

B.Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitasaktivitas,

pegelompokan aktivitas, penugasan kelompok aktivitas, pendelegasian wewenang,

pengkoordinasian hubungan antar wewenang serta informasi baik secara vertikal maupun

horizontal, yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Agar peran organisasi ada dan berarti bagi orang-orang, peran-peran itu harus

mencakup :

a. Tujuan yang dapat direalisasikan.

b. Konsep dan batas kewajiban yang jelas.

c. Kebijakan-kebijakan yang dapat dimengerti dan dapat dilaksanakan.

d. Ketersediaan informasi yang diperlukan, alat-alat dan sumber-sumber yang penting.

C.Actuating (Penggerakan)

Penggerakan adalah suatu fungsi pembimbingan dan pemberian pimpinan serta

penggerakan orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja. Berdasarkan

pengertian tersebut jelaslah bahwa peranan penggerakan (actuating) sangat penting, karena

penggerakan berfungsi untuk menggerakan fungsi-fungsi manajemen yang lain, seperti

perencanaan, pengorganisasian, pengawasan.

Menggerakan orang-orang agar mau dan suka bekerja mempunyai arti bagimana

menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawa atas tugas

yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun.

D.Pengendalian/Pengawasan (Controlling)

 Arti, Maksud dan Tujuan Pengawasan

 Arti Pengawasan

Mc. Farland memberikan definisi, pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan

ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai

dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan.

Menurut Mc. Farland pengawasan harus berpedoman pada hal-hal sebagai berikut :

1. Rencana yang telah ditentukan

2. Perintah terhadap pelaksanaan pekerjaan

3. Tujuan

4. Kebijakan-kebijakan.

E. Staffing

Fungsi staffing dalam manajemen diartikan sebagai suatu proses prosedur langkah demi

langkah yang berkesinambungan untuk menjaga agar organisasi selalu memperoleh orangorang yang tepat dalam posisi yang tepat pada waktu yang tepat. Lanhkag-langkah tersebut antara lain : (1).Perencanaan sumber daya manusia (SDM), (2).Pengadaan pegawai baru (rekrutmen melalui seleksi), (3).Pemilihan dan penempatan, (4).Induksi dan Orientasi

(a.pemindahan, b.latihan dan pengembangan,c.penilaian prestasi)

MACAM-MACAM MANAJEMEN

A.Manajemen Ilmiah (Scientific management)

Manajemen Ilmiah adalah manajemen yang berdasar ilmu, artinya yang dapat dikaji

secara ilmiah, dianalisis dengan menggunakan metode ilmiah dan dapat diperoleh suatu

sintesis. Dikatakan manajemen ilmiah karena dapat manajemen dapat dipelajari secara ilmiah

di tempat-tempat pendidikan (sekolah, penidikan tinggi atau tempat-tempat kursus). Pelopor

Manajemen Ilmiah adalah F.W. Taylor ( USA) dan H.Fayol (Perancis).

Mereka mencoba mengkaji/mempelajari gerak perusahaan serta mencoba mengubah

cara kerja dan cara berpikir di kalangan perusahan. Kalau semula secara tradisional

perusahaan digerakkan dan dikendalikan oleh pemilik perusahaan itu sendiri, maka F.W. Taylor mengatakan tidak harus digerakkan dan dikendalikan oleh pemilik perusahaan (pemegang saham), tetapi hendaknya dipimpin oleh orang-orang yang betul-betul mempunyai kecakapan dan kemampuan serta pengalaman yang cukup. Maka F.W. Taylor mengubah cara kerja dengan sistem gerak dan waktu (time and motion study). Ia membuat daftar catatan yang harus dipergunakan oleh para pekerja, daftar catatan itu berisi tugas-tugas yang harus dikerjakan. Setiap gerak dalam proses produksi dicatat secara cermat gerak dan waktunya untuk menyelesaikan pekerjaan.

B.Manajemen Sistematis

Manajemen Sitematis menunjukkan bahwa segala sesuatu diatur secara sistematis,

yaitu secara tertib, rapi dan teratur dengan tujuan untuk menghindarkan hal-hal yang tidak

dikehendaki. Dengan perkataan lain, sebelum usaha/kegiatan berjalan segala sesuatu harus

diperinci dengan sematang-matangnya. Sehingga saat kegiatan pelaksanaan dimulai sampai

dengan tujuan yang diinginkan berjalan lancer dan menjadi kenyataan.

Penerapan manajemen ini dapat dilihat pada operasi penerbangan, pelayaran dan

sektor perhubungan lainnya. Segala Sesuatu yang berkaitan dengan perjalanan telah

dipersiapkan dengan sangat terinci dan cermat untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan

selama perjalanan.

C.Manajemen Terbuka (Open Management)

Manajemen Terbuka sering menimbulkan salah pengertian, yang dimaksud dengan “

terbuka “ di sini adalah di mana pimpinan sebelum mengambil suatu keputusan terlebih dahulu

memberi kesempatan kepada staf dan bawahannya untuk memberikan saran-saran, ide-ide

atau pendapat-pendapat, namun keputusan tetap ditentukan oleh pimpinan. Kesempatan untuk

memberikan masukan-masukan kepada pimpinan dengan tujuan agar para staf atau bawahan

ikut serta memikirkan kesulitan-kesulitan yang dihadapi organisasi dan ikut serta pula

memecahkannya temasuk mengembangkan organisasi.

Ditinjau dari pengertian positip dimana segala sesuatu yang dilakukan oleh pimpinan

harus dikontrol oleh staf atau bawahannya, hal ini karena biasanya dalam setiap jabatan pasti

ada yang bersifat rahasia dan tidak boleh terbuka. Dengan sifat keterbukaan ini yaitu dengan

diberikan kesempatan untuk mengemukakan gagasan-gagasan, pendapat-pendapat atau

saran-saran dapat menimbulkan kegairahan, apalagi kalau gagasan-gagasan, pendapatpendapat atau saran-saran dapat diterima dan digunakan, maka yang mempunyai ide tersebut akan merasa senang. Selain itu akan tibul suatu kompetisi yang sehat berlomba untuk

mengembangkan inisiatif dan daya kreasi.

D.Manajemen Demokratis

Yang dimaksud dengan demokratis di sini adalah mengarah ke demokrasi Pancasila,

yang termaktub dalam Preambule Undang-Undang Dasar 1945 dimana dalam Demokrasi

Pancasila disebutkan “Kerakyatan yang dipimpin oleh hikmat kebijaksanaan dalam

permusyawaratan/perwakilan” serta dengan mewujudkan keadilan sosial bagi rakyat Indonesia.

Jadi para staf dan bawahan bukan sekedar menyumbangkan pemikiran , prakarsa serta petimbangan semata, tetapi ikut serta menentukan keputusan atas dasar musyawarah untuk

mupakat.

E.Manajemen tradisional.

Manajemen Tradisional adalah manajemen yang digunakan dengan sistem kerja dan

cara berpikir mengikuti cara-cara zaman dahulu dan bahkan sampai masa sekarang ini masih

ada yang menggunakannya. Manajemen tradisional biasanya digunakan turun temurun, tidak

ada kreasi, monoton dan tidak dinamis.

F. Manajemen Bapak

Dikatakan “manajemen bapak “, karena dalam setiap usaha/kegiatan dari organisasi

selalu mengikuti jejak bapak (pimpinan), apa yang dikatakan bapak itulah yang benar. Untuk

manajemen semacam ini terdapat aspek baik buruknya. Kebaikannya adalah kalau pemimipin

tetap pada proporsi yang sebenarnya dan berlaku objektif, pekerjaan dapat dilaksanakan

dengan cepat sesuai tujuan organisasinya. Keburukannya adalah kalau bapaknya berlaku tidak

baik, maka bawahannyapun akan berlaku seperti bapaknya, maka lambat laun

perusahaan/organisasinya akan hancur. Keburukan lainnya adalah kalau kalau bapaknya

sudah mampu memimpin dan diganti dengan bapak yang baru (tidak mengikuti cara lama) ,

maka akan mengalami hambatan dalam memimpin bawahannya.

K E P E M I M P I N A N

A. Arti Kepemimpinan

Kerberhasilan dari suatu organisasi tergantung pada banyak faktor. Faktor yang penting

adalah dampak dari kepemimpinan dalam organisasi, karena seorang pemimpin harus

berperan sebagai organisator kelompoknya untuk mencapai tujuan yangtelahdigariskan

organisasi.

Kepemimpinan didefinisikan sebagai seni atau proses untuk mempengaruhi dan

mengarahkan serta menggerakkan orang lain agar mereka mau berusaha/bekerja untuk

mencapai tujuan yang hendak dicapai.

Dari berbagai studi tentang ciri-ciri kepemimpinan yang pernah dilakukan ditunjukkan

bahwa seorang pemimpin memiliki cirri fisik, intelegensi dan kepribadian yang lebih menonjol

dibandingkan dengan seorang yang bukan pemimpin. Pada umumnya fisik seorang pemimpin

lebih kuat, lebih tinggi besar, lebih percaya diri, terbuka, mudah menyesuaikan diri, antusias, mempunyai dorongan untuk berprestasi, mempunyai inisiatif, mampu bekerja sama dan

berhubungan dengan orang lain.

B.Gaya-gaya Kepemimpinan

Menurut Stoner ada dua gaya kepemimpinan yang biasa digunakan oleh seorang

pemimpin dalam mengarahkan dan mempengaruhi bawahannya, yaitu :

B.1. Gaya kepemimpinan yang berorientasi pada tugas

Dalam gaya kepemimpinan ini seorang pemimpin akan mengarahkan dan mengawasi

bawahannya agar bekerja sesuai dengan yang diharapkan pemimpinnya. Kepemimpinan gaya ini lebih mengutamakan keberhasilan dari pekerjaan yang hendak dicapai dari pada

perkembangan kemampuan bawahannya.

B.2. Gaya kepemimpinan yang berorientasi pada pekerja.

Gaya kepemimpinan ini berusaha mendorong an memotivasi pekerjanya untuk bekerja

dengan baik. Para pekerja diikutsertakan dalam mengambil keputusan yang menyangkut tugas. Dengan demikian hubungan pekerja dan atasannya dapat terjaga dengan baik, saling percaya dan saling mempercayai.

B.3. Otokratik, pemimpin dipandang sebagai orang yang memberi perintah dan yang dapat

menuntut, keputusan ada ditangan pemimpin.

B.4. Demokratik atau Partispatif, pemimpin dipandang sebagai orang yang tidak akan

melakukan suatu kegiatan tanpa mengkonsultasikan terlebih dahulu dengan bawahannya.  Jadi pemimpin mengikutsertakan pendapat bawahannya sebelum mengusulkan suatu kegiatan atau keputusan.

B.5. Free Rein, mengemukakan bahwa pemimpin sebaiknya hanya menggunakan sedikit

kekuasan saja dan memberi banyak kebebasan pada bawahannya untuk menentukan tujuan perusahaan dan cara untuk mencapainya. Pemimpin hanya berfungsi sebagai fasilitator melalui pemberian informasi dan sebagai orang yang berhubungan dengan kelompok lain. Seorang pemimpin yang efektif tidak ditentukan oleh gaya atau tipe kepemimpinan yang digunakan dalam memimpin kelompok, tetapi tergantung pada cara menerapkan tipe/gaya kepemimpinan tersebut pada situasi yang sesuai. Ada kemungkinan pemimpin akan menjadi

sangat otokratik pada situasi darurat. Dilain pihak seorang pemimpin lembaga penelitian akan memberi kebebasan kepada peneliti-peneliti untuk melakukan eksperimen, tetapi mungkin agak otokratik bila para peniltinya menggunakan bahan kimia secara sembarangan.

C. M o t i v a s i

Memotivasi (to motivate) berarti tindakan dari seseorang yang ingin mempengaruhi

orang lain untuk berprilaku secara tertentu. Motivasi adalah aktivitas manajemen untuk

mempengaruhi bawahannya untuk bertindak secara organisatoris dengan cara tertentu untuk

menghasilkan hasil-hasil yang efektif

C.1. Model Trasdisional

Model motivasi tradisonal, dipelopori okeh F. Taylor, mengemukakan bahwa aspek yang

penting dari tugas pimpinan adalah memastikan bahwa para pekerja menjalankan tugas

mereka dengan berulang-ulang dan membosankan dengan cara yang paling efisien. Dengan menggunakansistem insetif , pimpinan dapat memotivasi bawahannya. Makin banyak yang diproduksi makin besar penghasilannya. Dalam banyak situasi pendekatan ini efektif. Dengan tercapainya efisiensi lebih seikit pekerja yang dibutuhkan untuk tugas tertentu, sesudah beberapa lama berlangsung pimpinan mengurangi besarnya insentif, pemecatan menjadi biasa dan para pekerja lebih mencari kemanan kerja dari pada sekedar peningkatan gaji yang sedikit bersifat sementara.

C.1.1. Model Hubungan Manusia

Elton Mayo dan peniliti hubungan manusia lainnya menemukan bahwa kontak-kontak

sosial antara karyawan selama waktu kerja penting. Tugas yang membosankan dan berulangulang dengan sendirinya mengurangi motivasi. Elton Mayo percaya bahwa pimpinan dapat memotivasi bawahannya dengan memberikan kesempatan akan kebutuhan sosialnya itu, karyawan mendapat kebebasan untuk mengambil keputusan dalam pekerjaan.

C.1.2. Model Sumber Daya Manusia

Perintis model sumber daya manusia adalah Mc Gregor dn Maslow, menurut kedua

ilmuwan tersebut banyak faktor untuk memotivasi karyawan, bukan hanya dengan uang,

keinginan atau kepuasan, tetapi juga kebutuhan akan pencapaian dan pekerjaan yang berarti, dengan prestasi kerja yang baik karyawan telah memperolah kepuasan.

Karyawan lama diberikan tanggung jawab yang lebih besar untuk membuat keputusan

dalam menjalankan tugas mereka, pimpinan harus membagi tanggung jawab untuk mencapai sasaran organisasi, masing-masing individu diberikan kontribusi atas dasar minat dan kemampuannya.

Related Post: